IF関数の基本をおさえる!ExcelのIF関数で効率UPしませんか?

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Excel_if_キャプチャ

 

どうも、mMmです!

今日はExcelの基本かつ奥義の一つであるIF関数を紹介します。

IF関数を使い始めると、Excelで出来ることが間違いなく増えますよ!

ぜひ、IF関数を習得し武器にしてくださいね!

 

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IF関数とは?

 

IF関数は条件を分岐させたいときに使う関数です。

「条件分岐?なにそれ・・・どこでどう使うの?」

そうですよね。私もそうでした)笑

 

例えば、Excelを使っていると

「ココだけはこういう計算してほしんだよなぁ~」

「入力されてなかったら、わかりやすく注意する文言を表示させたい」

と思うことはありませんか?

 

そういう時はIF関数の出番です!

↓の動画で説明しますね。

 

Excel_if関数説明

動画では生徒の点数で合否の○×を付けてます。

○×をつけることで一目で誰が合格かわかるようになりましたね。

この例では生徒の数が少ないので、効果は実感しずらいですが、生徒が100人超えたらどうでしょうか?

シュミレーションをしてみましょう。

 

◆ 100人分を手動で合否判断をする場合 ◆

  1. 一つ一つ点数を見て合否を判断(2秒)
  2. 合否で○か×を入力する(3秒)
  3. 100人分を1~2の手順を繰り返す(×100)

合計:500秒

 

 

◆100人分をIF関数で合否判断をする場合◆

  1. 一つだけIF関数を入力(30秒)
  2. IF関数を100人分コピー&ペースト(1秒)
    最初のif関数を作るのは30秒もあれば作れますね。

※数式コピーは動画のように+マークを使えば1秒です。

合計:31秒

 

IF関数のほうが約16倍の速いですね。

簡単な例でもこれほどの差がでます。

では、実務でIF関数を使えた場合どうでしょうか?

かなり効率があがりますよね!

 

では、IF関数の数式を解説していきます!

 

 

数式を解説

 

IF関数の数式は以下のようになってます。

=IF( 条件式 , 条件が真の場合の処理 , 条件が偽の場合の処理)

 

Excelの関数は、全てカンマ( , )で意味が区切られています。

 

↑の動画の数式で説明すると

=IF(C3 >= 60, “○”, “×”)

 

処理の意味は

=IF(セルC3は60以上ですか?, 60以上なら”○”を入力 , 60以上でなかったら”×” を入力)

 

要約するとIF関数は、条件で処理を2つに分けることができる関数のことです。

 

数式内で文字列を使う場合
ダブルコーテーション( ” )で文字を囲みます。

使わない場合は数式と判定され、エラーとなることがあります。

 

 

条件式とは?

 

IF関数を使う前に、条件式で使われている比較演算子を理解しましょう。

下記の赤文字部分が比較演算子です。

=IF(C3 >= 60, “○”, “×”)
※分かり易いように大きくしてます

 

比較演算子といっても、小中学校で習う内容ですね)笑

” >= “以外にも↓のような演算子があります。

 

演算子使用例説明
=C6 = 60セルC6が60と同じか?
>=C6 >= 60セルC6が60以上か?
>C6 > 60セルC6が60より大きいか?
<=C6 <= 60セルC6が60以下か?
<C6 < 60セルC6が60より小さいか?
<>C6 <> 60セルC6が60以外か?

 

注意したいのは >= と > の違いです。

” >= ” は以上です。

” >= 60 ” の場合は60以上(なので60も含む)が条件に当たります。

 

” > ” はより大きいです。

” > 60 ” の場合は60より大きい(なので60は含まない)が条件に当たります。

 

 

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どういうときに使うの?

 

では、IF関数を使ってみましょう!

 

とはいっても、どう使うかピンとこないぞ!

実をいうと私もそうでした。

なので、イメージしやすいように実例で紹介します!

 

◆飲み会の会費計算

Excel_IF関数_飲み会会費計算

 

◆チェック機能

Excel_IF関数_チェック項目

 

他にも色々使えます!

また、他の関数と組み合わせると色々できますよ!

 

 

IF関数の注意点

 

IF関数は使いまわしがとても良い関数です。

他の関数でできることは、IF関数でもできたりします。

だからといってIF関数ですべてを処理すると、すご~く長いIF関数ができあがります。

 

長いIF関数の問題点は

・数式が見づらく修正に時間がかかる

・適用するセルが増えると動作が重くなる

 

なので

他の関数でできることは、できるだけ他の関数を使いましょう。

 

 

まとめ

 

いかがでしたか?

 

注意点でも書いたとおり、IF関数は汎用性が高い関数ですので、使いどころを見極めてくださいね。

でも、IF関数をあまり使ってないうちから使いどころを考えると、経験値が足りない状況に陥ります。

なんでもそうですが、理論だけでは使えませんよね。

 

最初はガンガンIF関数を使って、慣れてきたら使いどころを考えてみる。

 

ぜひ、IF関数を習得してくださいね。

私もアナタがこの記事でIF関数を使えるようになれば幸せです!

 

 

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